Nuove modalità di accesso ai servizi on line INAIL: guida aggiornata per aziende e operatori
Comprendere le nuove modalità di accesso ai servizi on line INAIL è oggi indispensabile per aziende, datori di lavoro e professionisti che interagiscono quotidianamente con l’Istituto. Il sistema di autenticazione si è evoluto in modo significativo, abbandonando progressivamente le vecchie credenziali legate al codice ditta a favore di strumenti di identità digitale più sicuri e conformi al quadro normativo nazionale sull’identità digitale. Di seguito si ricostruisce il percorso di riforma, si illustrano i profili utente attualmente previsti e si forniscono indicazioni operative per chi deve ancora adeguarsi o aggiornare le proprie credenziali.
Il contesto normativo: perché sono cambiate le credenziali INAIL
L’INAIL ha avviato il processo di rinnovamento delle modalità di accesso ai propri servizi digitali in attuazione delle disposizioni in materia di identità digitale e semplificazione amministrativa, con l’obiettivo di garantire una maggiore sicurezza nell’identificazione degli utenti e di allineare i propri sistemi agli standard nazionali (SPID, CNS, CIE). La riforma, comunicata con la Circolare n. 81 del 2015 (v. anche la Scheda tecnica), ha segnato il punto di partenza di un’evoluzione che continua a dispiegare i propri effetti pratici per tutti i soggetti obbligati a interagire con l’Istituto in via telematica.
Il principio cardine è la tracciabilità dell’identità del soggetto agente: non più un codice aziendale generico, ma credenziali nominative legate al codice fiscale del legale rappresentante o di un suo delegato, con verifica dell’identità in fase di rilascio.
I nuovi profili utente previsti dal sistema INAIL
Il sistema INAIL include tre nuovi profili utente, funzionali ad alcuni specifici servizi:
- “Legale rappresentante azienda”: il profilo principale, titolare delle credenziali dispositive e responsabile dell’accesso ai servizi riservati all’impresa;
- “Amministratore delle utenze digitali”: figura deputata alla gestione delle deleghe e delle abilitazioni degli altri utenti aziendali;
- “Datore di lavoro”: profilo specifico per l’accesso ai servizi connessi agli obblighi assicurativi e previdenziali in materia di salute e sicurezza sul lavoro.
Le nuove credenziali di accesso dispositive sostituiscono quelle finora utilizzate dagli utenti profilati come “azienda” e dai soggetti registrati come “subdelegato azienda”. Questa sostituzione risponde all’esigenza di superare un sistema di autenticazione debole, basato su un codice impersonale, con uno strumento che garantisce la piena identificazione del soggetto fisico responsabile.
Modalità di accesso ai servizi on line INAIL: gli strumenti ammessi
Gli utenti titolari dei nuovi profili possono accedere ai servizi online da www.inail.it esclusivamente tramite uno dei seguenti strumenti:
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- Credenziali di accesso dispositive rilasciate dall’INAIL: ottenibili tramite il servizio online o presso qualsiasi sede territoriale dell’Istituto, previo riconoscimento dell’identità del richiedente;
- Credenziali di accesso dispositive rilasciate dall’INPS, riconosciute dal sistema INAIL attraverso il meccanismo di “federazione INPS”;
- Carta Nazionale dei Servizi (CNS): strumento di autenticazione forte basato su certificato digitale;
- Credenziali SPID (Sistema Pubblico di Identità Digitale): oggi pienamente operative e raccomandate come modalità preferenziale per l’accesso ai servizi della pubblica amministrazione.
Le credenziali dispositive INAIL possono essere richieste attraverso il servizio online o presso qualsiasi sede locale e sono rilasciate in seguito a verifica dell’identità del soggetto richiedente. Questo passaggio è fondamentale: senza la verifica dell’identità, le credenziali non vengono abilitate per le operazioni dispositive (es. pagamenti, denunce, variazioni).
Servizi accessibili con le nuove credenziali
Tutti i servizi ai quali in precedenza si accedeva tramite codice ditta e password sono ora accessibili tramite le nuove credenziali, basate sul codice fiscale del legale rappresentante o di un soggetto da lui delegato. Tra i principali servizi interessati:
- Autoliquidazione dei premi assicurativi;
- Durc On Line (Documento Unico di Regolarità Contributiva);
- Denunce di variazione aziendale;
- Comunicazioni e adempimenti in materia di infortuni sul lavoro e malattie professionali;
- Accesso al fascicolo aziendale e consultazione delle posizioni assicurative.
Il regime transitorio: dalla coesistenza alla dismissione delle vecchie utenze
Il passaggio al nuovo sistema è avvenuto attraverso un regime transitorio articolato in fasi successive, che è utile conoscere anche oggi per comprendere lo stato attuale delle abilitazioni:
- Prima fase: le utenze “codice ditta” e “legale rappresentante azienda” hanno coesistito per un periodo di transizione, consentendo agli utenti di completare la migrazione senza interruzioni operative;
- Seconda fase: gli utenti che non avevano attivato le credenziali dispositive del “legale rappresentante azienda” hanno potuto utilizzare ancora l’utenza “codice ditta” esclusivamente per accedere al servizio online “Variazione legale rappresentante”;
- Fase conclusiva: tutte le utenze generiche “codice ditta” sono state definitivamente disattivate. I legali rappresentanti privi di credenziali dispositive devono richiedere la registrazione al ruolo di “Cittadino con credenziali dispositive” per riottenere l’accesso ai servizi.
Chi si trovasse ancora in una situazione di accesso non regolarizzato deve pertanto procedere senza indugio alla richiesta delle credenziali dispositive, rivolgendosi alla sede INAIL territorialmente competente o utilizzando i canali digitali disponibili sul portale istituzionale.
Come richiedere le credenziali dispositive INAIL: procedura operativa
La procedura per ottenere le nuove credenziali dispositive INAIL si articola nei seguenti passaggi:
- Accesso al portale www.inail.it nella sezione dedicata alla registrazione e alla gestione delle credenziali;
- Compilazione del modulo di richiesta con i dati anagrafici e il codice fiscale del soggetto richiedente;
- Verifica dell’identità: può avvenire in modalità telematica (tramite SPID o CNS) oppure recandosi fisicamente presso una sede INAIL con documento di identità valido;
- Rilascio delle credenziali e prima autenticazione al sistema, con eventuale configurazione delle deleghe per gli altri utenti aziendali.
In alternativa, l’accesso tramite SPID — oggi disponibile gratuitamente attraverso diversi identity provider accreditati — rappresenta la soluzione più immediata e non richiede ulteriori passaggi burocratici presso gli sportelli INAIL.
Canali di assistenza per gli utenti INAIL
Gli utenti possono ricevere tutte le informazioni di carattere generale dal Contact Center Multicanale attraverso:
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- Il numero verde gratuito 803.164 (da rete fissa);
- Il numero a pagamento 06/164.164 (da rete mobile).
È inoltre disponibile il servizio “INAIL risponde” (accessibile dall’area Contatti del portale www.inail.it) per informazioni sui servizi on line e approfondimenti normativi e procedurali.
FAQ: domande frequenti sulle nuove modalità di accesso ai servizi on line INAIL
Posso ancora accedere ai servizi INAIL con il vecchio codice ditta?
No. Le utenze generiche “codice ditta” sono state definitivamente disattivate. Per accedere ai servizi on line INAIL è necessario utilizzare credenziali dispositive nominative (INAIL, INPS federato, CNS o SPID).
Cosa succede se il legale rappresentante è cambiato e le credenziali sono intestate al precedente?
Il nuovo legale rappresentante deve richiedere la propria registrazione al ruolo di “Legale rappresentante azienda” presso la sede INAIL competente, presentando la documentazione attestante la carica. Le vecchie credenziali vengono disabilitate a seguito della variazione.
SPID è sufficiente per accedere a tutti i servizi INAIL?
Sì, le credenziali SPID di livello 2 o superiore sono riconosciute dal sistema INAIL e consentono l’accesso alla totalità dei servizi on line riservati alle aziende e ai professionisti. È la modalità raccomandata per semplicità e sicurezza.
Un consulente del lavoro o un intermediario può accedere per conto dell’azienda?
Sì, attraverso il meccanismo della delega gestita dall’”Amministratore delle utenze digitali”. Il legale rappresentante può delegare un soggetto terzo — ad esempio un consulente del lavoro — abilitandolo ad operare sui servizi INAIL per conto dell’azienda, nel rispetto dei limiti della delega conferita.
Dove si richiede la registrazione come “Cittadino con credenziali dispositive”?
La richiesta può essere presentata online tramite il portale www.inail.it oppure di persona presso qualsiasi sede territoriale INAIL, muniti di documento di identità valido e codice fiscale.
(Fonte: INAIL)
Questo articolo è stato realizzato con il supporto dell'AI e sottoposto a revisione editoriale.
