Lavoratori distaccati e certificato di legislazione applicabile

Di Avv. Tamara Valentini

Lavoratori distaccati e certificato di legislazione applicabile: guida completa al modello A1

Comprendere il rapporto tra lavoratori distaccati e certificato di legislazione applicabile è essenziale per ogni datore di lavoro, consulente del lavoro e professionista HR che gestisce mobilità transnazionale all’interno dell’Unione Europea. Il certificato A1 — già noto come E101 — rappresenta lo strumento giuridico che attesta quale ordinamento previdenziale si applica al lavoratore temporaneamente operativo in uno Stato membro diverso da quello di origine, evitando la doppia contribuzione e garantendo la continuità della copertura assicurativa.

Quadro normativo di riferimento: i Regolamenti CE n. 883/2004 e n. 987/2009

Il fondamento giuridico del certificato di legislazione applicabile risiede nei Regolamenti (CE) n. 883/2004 e n. 987/2009, che hanno modernizzato e semplificato il coordinamento dei sistemi di sicurezza sociale tra gli Stati membri. Il Regolamento n. 883/2004 stabilisce il principio cardine dell’unicità della legislazione applicabile: il lavoratore è soggetto alla normativa previdenziale di un solo Stato membro per volta. Il Regolamento n. 987/2009 ne disciplina le modalità applicative, incluse le procedure di rilascio della certificazione A1.

In questo quadro, l’INPS riveste il ruolo di istituzione competente per l’Italia: è l’ente preposto al rilascio del certificato A1 per i lavoratori assicurati nel nostro ordinamento che vengono distaccati all’estero, nonché per coloro che svolgono attività in più Stati membri contemporaneamente.

Quando è obbligatorio il certificato A1 per i lavoratori distaccati

Il certificato di legislazione applicabile deve essere rilasciato — secondo quanto previsto dalla normativa comunitaria — in due distinte ipotesi:

• Distacco temporaneo: quando il lavoratore si reca temporaneamente a lavorare in uno Stato membro dell’UE diverso da quello di provenienza. La temporaneità è elemento qualificante: il distacco non può, in linea di principio, superare i ventiquattro mesi, salvo accordi eccezionali tra gli Stati interessati.
• Lavoro contemporaneo in più Stati membri: quando il lavoratore svolge abitualmente la propria attività in due o più Paesi dell’Unione, situazione sempre più frequente nelle realtà aziendali transnazionali e nel lavoro da remoto con dimensione internazionale.

In entrambi i casi, il certificato A1 costituisce prova documentale nei confronti delle autorità e degli istituti previdenziali dello Stato di destinazione, impedendo l’assoggettamento del lavoratore alla legislazione locale e la conseguente duplicazione degli oneri contributivi.

Le categorie di lavoratori distaccati e la modulistica INPS aggiornata

L’INPS, con il Messaggio n. 218, ha reso nota la pubblicazione della nuova modulistica per il rilascio del certificato di legislazione applicabile, aggiornata con le novità introdotte dai Regolamenti (CE) n. 883/2004 e n. 987/2009. I moduli — a compilazione dinamica — sono distinti per categoria di lavoratore e richiedono, nella prima pagina, l’indicazione della specifica fattispecie per la quale si richiede la certificazione.

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Le casistiche previste corrispondono alle seguenti tipologie soggettive:

1. Dipendente pubblico distaccato (Art. 11 par. 3/b)
2. Personale di volo e di cabina (Art. 11 par. 5)
3. Lavoratore subordinato distaccato (Art. 12 par. 1)
4. Lavoratore autonomo distaccato (Art. 12 par. 2)
5. Lavoratore subordinato che esercita un’attività in più Stati (Art. 13 par. 1)
6. Lavoratore autonomo che esercita un’attività in più Stati (Art. 13 par. 2)
7. Lavoratore autonomo e subordinato che esercita un’attività in più Stati (Art. 13 par. 3)
8. Dipendente pubblico che svolge attività di lavoro subordinato e/o autonomo in più Stati (Art. 13 par. 4)

Una volta indicata la condizione soggettiva del lavoratore per il quale si chiede la certificazione di distacco, sarà possibile procedere nella compilazione delle pagine successive del modulo.

Come presentare la domanda: canali e soggetti legittimati

Le modalità di presentazione della richiesta variano in funzione della categoria di lavoratore interessata, con una distinzione operativa fondamentale tra lavoratori subordinati e le restanti categorie.

Lavoratori subordinati distaccati (opzione 3)

Le domande di distacco relative ai lavoratori subordinati possono essere presentate esclusivamente dai datori di lavoro o dai soggetti da questi delegati alla gestione delle posizioni contributive — rappresentanti legali o consulenti del lavoro. Il modello, una volta compilato, deve essere inoltrato all’INPS tramite la funzione cassetto bidirezionale, accessibile con PIN tra i Servizi OnLine per la tipologia di utente «Aziende, consulenti e professionisti» sul portale INPS (www.inps.it), utilizzando la funzionalità «contatti» con oggetto «certificazioni di distacco».

Tutte le altre categorie (opzioni 1, 2, 4, 5, 6, 7, 8)

Per le restanti tipologie — dipendenti pubblici, personale di volo, lavoratori autonomi e pluriattivi — gli utenti possono inoltrare la richiesta tramite PEC o lettera raccomandata A/R alle strutture territoriali INPS competenti. Rimane inoltre la facoltà di presentare il modulo direttamente allo sportello INPS di residenza, che provvederà all’inoltro presso le strutture territoriali competenti al rilascio della certificazione A1.

Distacco transnazionale e legislazione applicabile: le condizioni sostanziali da rispettare

Il rilascio del certificato A1 non è automatico: presuppone il rispetto di precise condizioni sostanziali che le autorità competenti — e, in caso di contestazione, i giudici nazionali ed europei — verificano con crescente rigore. Per il distacco di lavoratori subordinati ai sensi dell’art. 12 par. 1 del Regolamento n. 883/2004, occorre che:

• il datore di lavoro distaccante eserciti attività sostanziale nello Stato membro di provenienza (non meramente amministrativa o gestionale);
• il lavoratore distaccato sia già soggetto alla legislazione dello Stato di invio immediatamente prima dell’inizio del distacco;
• il lavoratore non sia inviato in sostituzione di un altro lavoratore distaccato (divieto di sostituzione);
• la durata del distacco non superi i ventiquattro mesi, salvo accordo eccezionale tra gli Stati interessati.

La Corte di Giustizia dell’Unione Europea ha progressivamente rafforzato il controllo su questi requisiti, affermando che il certificato A1, pur vincolante per gli istituti previdenziali degli altri Stati membri, può essere disapplicato in presenza di frode o abuso del diritto (sentenza Altun, C-359/16). I professionisti che assistono aziende con lavoratori distaccati devono pertanto verificare la sussistenza concreta di tali condizioni prima di avviare la procedura di certificazione.

→ Leggi anche: Diritto alla disconnessione e obblighi del datore di lavoro: come il Decreto Legislativo 207/2021 viene applicato nei tribunali

Lavoratori distaccati e certificato A1: le novità applicative più rilevanti

Il quadro regolatorio in materia di lavoratori distaccati e certificato di legislazione applicabile continua a evolversi sotto la spinta della giurisprudenza europea e delle prassi amministrative nazionali. Tra i profili di maggiore attualità si segnalano:

• Lavoro da remoto transfrontaliero: la diffusione dello smart working internazionale pone nuove questioni circa la qualificazione del lavoratore come «pluriattivo» ai sensi dell’art. 13 del Regolamento n. 883/2004, con implicazioni dirette sulla legislazione previdenziale applicabile e sulla necessità di richiedere il certificato A1 nella variante «attività in più Stati».
• Accordo quadro sul telelavoro transfrontaliero: l’accordo quadro europeo del 2023, cui l’Italia ha aderito, consente ai lavoratori che svolgono telelavoro in misura inferiore al 50% del tempo lavorativo nello Stato di residenza di restare assoggettati alla legislazione del Paese del datore di lavoro, con rilascio del relativo certificato A1.
• Controlli incrociati e scambio di informazioni: le autorità ispettive degli Stati membri intensificano la cooperazione per verificare la genuinità dei distacchi, rendendo indispensabile una documentazione accurata e aggiornata a supporto del certificato.

FAQ: domande frequenti su lavoratori distaccati e certificato di legislazione applicabile

Il certificato A1 è obbligatorio per qualsiasi trasferta all’estero?

No. Il certificato A1 è necessario quando il lavoratore svolge attività lavorativa in un altro Stato membro dell’UE in modo continuativo o per un periodo significativo. Le trasferte occasionali e di brevissima durata possono non richiedere la certificazione formale, ma è sempre consigliabile valutare caso per caso con un consulente esperto, poiché le soglie di rilevanza variano in base alla giurisprudenza e alle prassi dei singoli Paesi.

Chi può richiedere il certificato A1 per un lavoratore subordinato distaccato?

La domanda può essere presentata esclusivamente dal datore di lavoro o da un soggetto da questi delegato, come il rappresentante legale o il consulente del lavoro. Il lavoratore non può presentare autonomamente la richiesta per la fattispecie del distacco subordinato.

Cosa succede se il lavoratore distaccato non è in possesso del certificato A1?

In assenza del certificato A1, il lavoratore rischia di essere assoggettato alla legislazione previdenziale dello Stato di destinazione, con conseguente obbligo di versare contributi locali in aggiunta a quelli già versati in Italia. Possono inoltre applicarsi sanzioni amministrative sia nel Paese ospitante sia in Italia, a seconda della normativa locale vigente.

Il certificato A1 tutela anche sotto il profilo fiscale?

No. Il certificato A1 attesta esclusivamente la legislazione previdenziale applicabile e non ha effetti diretti sulla tassazione del reddito del lavoratore, che rimane disciplinata dalle convenzioni contro la doppia imposizione stipulate tra i singoli Stati e dalla normativa fiscale interna.

Qual è la durata massima del distacco coperta dal certificato A1?

Il distacco ordinario ai sensi dell’art. 12 del Regolamento n. 883/2004 può durare fino a ventiquattro mesi. Per periodi più lunghi, è necessario richiedere un accordo eccezionale tra le autorità competenti dei due Stati interessati, che può prorogare l’applicazione della legislazione dello Stato di invio.

(Fonte: INPS)

Questo articolo è stato realizzato con il supporto dell'AI e sottoposto a revisione editoriale.