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Informativa ai lavoratori sui controlli a distanza:

La nuova formulazione dell’art. 4 Statuto dei Lavoratori impone al datore di lavoro l’obbligo dell’informativa ai lavoratori sui controlli a distanza ed in particolare sull’utilizzo – anche a fini disciplinari – del materiale raccolto.

È questo l’argomento trattato da un articolo pubblicato oggi (16.11.2015) sul Sole 24 Ore (Firma: A. Mon,; Titolo: “Nell’informativa le possibili verifiche”) che vi proponiamo.

Ecco l’articolo.

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Il nuovo articolo 4 della legge 300/1970 rafforza l’obbligo di informare i lavoratori sui controlli effettuati in azienda: è un passo che resta essenziale per poter raccogliere e trattare i dati personali (come in passato) ma ora la possibilità di usare le informazioni raccolte per fini legati al rapporto di lavoro (ad esempio la tutela del patrimonio aziendale) è subordinata alla consegna preventiva dell’informativa ai dipendenti.

Le caratteristiche

Bisogna ritenere, dunque, che oggi l’informativa debba essere più ampia di quella che le aziende hanno già dato in passato in base all’articolo 13 del Codice della privacy.

Il documento deve chiarire i principali elementi del trattamento da realizzare. L’elenco completo di questi contenuti è nell’articolo 13 del Dlgs 196/2003, ma i principali sono:

gli estremi identificativi del titolare e (se individuato) di almeno un responsabile di trattamento;

i diritti dell’interessato sul trattamento (ad esempio, accedere ai dati);

i soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza;

l’ambito di diffusione dei dati;

le conseguenze di un eventuale rifiuto di farsi controllare.

È necessario comunicare anche le modalità d’uso degli strumenti e quelle di effettuazione dei controlli. Significa che, prima di usare i dati personali per fini legati al apporto di lavoro, al dipendente si devono dare notizie adeguate sul funzionamento dell’apparecchiatura utilizzata e sulla procedura che l’azienda ha deciso di impiegare (ad esempio, in sede di accesso con i sistemi di registrazione e nei reparti di produzione con telecamere).

La comunicazione può essere anche solo orale. Per esigenze di prova, è opportuno, però, che sia scritta, datata, e firmata dal singolo lavoratore. In altre parole, è preferibile un modulo.

I destinatari

L’ambito dei destinatari coincide con i lavoratori effettivamente controllati e con quelli che, potenzialmente, possono entrare nell’orbita dei riscontri. Considerando che il controllo è, a rigor di legge, anche quello tramite sistemi di timbratura, si può ritenere, di regola, che qualsiasi lavoratore sia interessato e vada informato, se non altro per questo controllo.

Né il Dlgs 196/2003 né l’articolo 4 della legge 300/1970 forniscono elementi puntuali su chi debba dare l’informativa al lavoratore. Si può ritenere che, di regola e in assenza di maggiori specifiche organizzative sulla privacy a livello di singola azienda, l’onere della comunicazione ricada sul titolare del trattamento, cioè sul legale rappresentante. Nelle piccole aziende il titolare del trattamento coincide dunque con il titolare dell’azienda.

Se l’azienda ha una significativa articolazione organizzativa, con responsabili (o addirittura dirigenti) che rivestono ruoli intermedi della struttura, è opportuno che il titolare usi la facoltà di individuare figure di responsabili di trattamento (articolo 29 comma 1, del Dlgs 196/2003), precisando i loro compiti anche sulla informativa agli interessati. Per individuare chi è tenuto a dare l’informativa, occorrerà considerare:

qual è la finalità di controllo dei dati (ad esempio rapporto di lavoro o sicurezza);

se per lo scopo del controllo c’è in azienda, un responsabile di trattamento (ad esempio, il datore di lavoro per la sicurezza);

se questo soggetto è stato delegato dal titolare di trattamento anche a dare l’informativa.

Se ci sono queste tre condizioni, sarà il responsabile ad hoc a dare l’informativa.

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