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Cessazione rapporto e disattivazione email aziendale:

La cessazione del rapporto di lavoro comporta la disattivazione immediata della email aziendale, secondo quanto previsto dal Garante della privacy (provvedimento n. 456 del 2015).

In pratica il Garante ha ribadito che al momento della cessazione del rapporto di lavoro il datore è tenuto a:

  • disattivare e rimuovere gli account degli ex dipendenti,
  • adottare sistemi automatici di informazione ai terzi;
  • indicare nuovi indirizzi email alternativi con cui far proseguire le comunicazioni con l’azienda.

Inoltre il Garante ha evidenziato che il datore di lavoro, pur avendo la facoltà di verificare l’esatto adempimento della prestazione lavorativa ed il corretto utilizzo degli strumenti di lavoro da parte dei dipendenti, deve in ogni caso salvaguardarne la libertà e la dignità e, in applicazione dei principi di liceità e correttezza dei trattamenti di dati personali, informare in modo chiaro e dettagliato circa le consentite modalità di utilizzo degli strumenti aziendali e l’eventuale effettuazione di controlli anche su base individuale. L’assenza di una esplicita policy al riguardo può determinare una legittima aspettativa del lavoratore, o di terzi, di confidenzialità rispetto ad alcune forme di comunicazione.

Il Garante ha concluso pertanto, come sopra si è detto, nei seguenti termini:

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Con riferimento ai trattamenti effettuati sulla posta elettronica aziendale dopo la cessazione del rapporto di lavoro, in conformità ai principi in materia di protezione dei dati personali, gli account riconducibili a persone identificate o identificabili devono essere rimossi previa disattivazione degli stessi e contestuale adozione di sistemi automatici volti ad informarne i terzi ed a fornire a questi ultimi indirizzi alternativi riferiti all’attività professionale del titolare del trattamento (e non eventuali account privati riferiti agli ex dipendenti). L’interesse del titolare ad accedere alle informazioni necessarie all’efficiente gestione della propria attività, pertanto, deve essere contemperato con la legittima aspettativa di riservatezza sulla corrispondenza da parte di dipendenti/collaboratori nonché dei terzi.

(Fonte: Garante della Privacy)

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