L’uso dell’immagine del dipendente tocca un punto delicato tra tutela della persona, esigenze organizzative e regole sulla protezione dei dati. Capire quando serve il consenso, come raccoglierlo correttamente e come gestire la revoca è ormai indispensabile per aziende, HR e comunicazione interna.
Fondamenti normativi tra articolo 10 c.c. e GDPR
La disciplina dell’uso dell’immagine del dipendente si colloca all’incrocio tra diritto civile e protezione dei dati personali. L’articolo 10 c.c. tutela il diritto all’immagine come diritto della personalità: nessuno può esporre o pubblicare il ritratto di una persona senza il suo consenso, salvo specifiche eccezioni di legge. In ambito lavorativo questa regola continua a valere, ma si intreccia con il quadro del GDPR.
Un’immagine che identifica, o rende identificabile il lavoratore, è a tutti gli effetti un dato personale. Di conseguenza il datore di lavoro diventa titolare del trattamento, con tutti gli obblighi che ne derivano: individuare una base giuridica, informare i dipendenti, limitare le finalità, fissare tempi di conservazione.
Non tutto, però, passa dal consenso. Il GDPR prevede altre basi giuridiche, come l’adempimento del contratto di lavoro o il legittimo interesse del datore, purché bilanciato con i diritti del dipendente. Il punto critico è capire quali utilizzi dell’immagine siano effettivamente necessari all’organizzazione e quali invece rientrino in un ambito “facoltativo”, dove il lavoratore deve poter scegliere liberamente se esporsi.
Questa distinzione non è solo teorica: incide su policy interne, modulistica HR e strategie di comunicazione.
Quando serve il consenso espresso del lavoratore dipendente
Ci sono casi in cui l’uso dell’immagine del dipendente è strettamente connesso alle mansioni. Si pensi al responsabile commerciale che partecipa a fiere e webinar, o al formatore che compare abitualmente in video istituzionali: in alcuni contesti si può motivare il trattamento con l’esecuzione del contratto o con un legittimo interesse ben argomentato, senza bisogno di consenso.
Diverso il discorso per foto e video destinati a comunicazione esterna non essenziale: campagne pubblicitarie, post sui social aziendali, brochure promozionali, video “employer branding” pubblicati online. In questi casi la posizione del lavoratore è più esposta e il rapporto di forza con il datore impone particolare cautela.
L’orientamento più prudente richiede un consenso espresso, documentato e separato per l’uso dell’immagine in iniziative di marketing o comunicazione non strettamente necessarie. Consenso che non può essere “nascosto” in un modulo di assunzione o in una clausola generica del contratto.
Un segnale spesso sottovalutato: se un dipendente sente che dire “no” può danneggiare la propria carriera, il consenso non è davvero libero. Da qui la necessità di alternative concrete, come la possibilità di non essere inquadrato in primo piano o di sostituire le immagini con grafiche neutre.
Uso dell’immagine per intranet, newsletter e house organ
La dimensione dell’intranet aziendale e delle comunicazioni interne crea frequenti zone grigie. Foto di team pubblicate sulla homepage interna, interviste ai colleghi sulla newsletter, ritratti dei neoassunti sul magazine aziendale (cartaceo o digitale, il classico house organ): si tratta di comunicazioni rivolte principalmente ai lavoratori, ma spesso accessibili anche a consulenti, partner, talvolta all’intero gruppo societario.
Qui il datore di lavoro tende a invocare il legittimo interesse: promuovere senso di appartenenza, far circolare informazioni organizzative, valorizzare i risultati delle persone. Questo interesse, però, va sempre bilanciato con il rispetto della sfera personale.
Per utilizzi limitati all’ambiente interno, con immagini contestualizzate (foto di gruppo, eventi aziendali, meeting), una base giuridica diversa dal consenso può essere difendibile, soprattutto se al lavoratore è riconosciuta la possibilità di opposizione e sono adottate cautele: niente didascalie inutilmente dettagliate, nessuna diffusione su canali esterni, accessi intranet profilati.
Se però la stessa foto finisce anche sull’account LinkedIn dell’azienda o sul sito istituzionale, lo scenario cambia: si passa alla diffusione verso il pubblico, dove il consenso individuale torna a essere, nella pratica, lo strumento più solido.
Consenso libero, specifico e revocabile: requisiti essenziali
Il GDPR non si limita a dire che serve il consenso: lo vuole libero, specifico, informato e inequivocabile. Nell’uso dell’immagine del dipendente ciascuno di questi aggettivi ha implicazioni concrete.
Libero significa senza condizionamenti. Il modulo non può insinuare che la mancata firma comprometterà il rapporto di lavoro, né il superiore gerarchico dovrebbe “sollecitare” la firma in modo insistente. Specifico vuol dire che il consenso deve riferirsi a finalità determinate: ad esempio, diverso è acconsentire a comparire nell’intranet rispetto ad apparire in una campagna pubblicitaria online.
Il requisito dell’informazione impone che il dipendente sappia dove saranno usate le sue immagini, per quanto tempo, da chi, e con quali limitazioni di diffusione geografica (sito nazionale, canali globali del gruppo, piattaforme social terze). Infine, il carattere inequivocabile richiede un’azione positiva chiara: una firma, una spunta su un form digitale, non semplici silenzi.
Vale la pena curare anche l’aspetto grafico e linguistico dei moduli: consenso separato rispetto ad altre dichiarazioni, linguaggio diretto, esempi pratici degli usi previsti. Un modulo troppo generico, o formulato in modo eccessivamente ampio, rischia di essere contestato in caso di controversia.
Informative trasparenti e registrazione delle basi giuridiche
Oltre al consenso, la chiave è una informativa chiara. Il lavoratore deve poter capire, con linguaggio comprensibile, chi è il titolare del trattamento, per quali finalità vengono raccolte le immagini, quali sono le basi giuridiche, a chi possono essere comunicate e per quanto tempo saranno conservate.
Nella pratica, molte aziende inseriscono un capitolo dedicato al trattamento delle immagini dentro l’informativa privacy per il personale. Non basta però una formula standard: serve distinguere tra utilizzi diversi (badge di riconoscimento, curriculum interno, comunicazione istituzionale, campagne esterne) e collegare a ciascuno la relativa base giuridica.
Dal punto di vista della governance, è fondamentale poter dimostrare le scelte fatte. Il registro dei trattamenti, previsto dal GDPR, dovrebbe contenere una voce specifica per l’uso delle immagini dei dipendenti, con indicazione delle categorie di interessati, delle finalità e dei canali di diffusione.
Un dettaglio spesso trascurato riguarda i fornitori esterni: agenzie di comunicazione, fotografi, piattaforme di gestione contenuti diventano responsabili del trattamento e vanno vincolati da accordi scritti che disciplinino tempi di conservazione, istruzioni sull’uso dei file, cancellazione o anonimizzazione a fine rapporto.
Gestione della revoca del consenso e rischi di contenzioso
Il consenso non è una firma “una tantum” valida per sempre. Il GDPR garantisce al lavoratore il diritto di revocarlo in qualsiasi momento, con la stessa facilità con cui lo ha prestato. Questo, tradotto operativamente, significa predisporre canali semplici: un indirizzo email dedicato, una funzione sull’intranet HR, moduli facilmente reperibili.
Quando arriva una revoca, l’azienda deve interrompere gli usi futuri dell’immagine e, dove possibile, rimuovere i contenuti già pubblicati. Sui materiali online la gestione è più agevole; su documenti stampati, brochure o riviste l’eliminazione può essere impossibile o sproporzionata. È prudente chiarire questi limiti nell’informativa, spiegando cosa sarà realisticamente cancellato e cosa no.
Il rischio di contenzioso cresce quando l’immagine viene usata per finalità diverse da quelle comunicate, o continua a circolare nonostante l’opposizione del dipendente. I possibili esiti vanno dalla richiesta di risarcimento danni non patrimoniali all’ordine di rimozione dei contenuti, fino a sanzioni del Garante.
Un buon approccio è trattare la revoca non come un fastidio burocratico, ma come un segnale: forse qualche utilizzo dell’immagine è percepito come invasivo. Introdurre procedure di verifica preventiva per campagne e shooting fotografici riduce il rischio di errori e, di riflesso, le tensioni legali.
